ORIGEN Y EVOLUCIÓN
El fenómeno intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet. De hecho, es una proyección al interior de lo que las organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar sus procesos administrativos cotidianos.
La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando ingenieros de Sun MicroSystems ven en el uso del Web una alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigador como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación del Web.
Inicialmente existía la idea de los beneficios de una intranet, pero no así las herramientas para desarrollar productos que permitieran poner en marcha este nuevo esquema de hacer las cosas al interior de las empresas. Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al desarrollo de sistemas para Trabajo en Grupo; Lotus, con su producto Notes, en 1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos. Por otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para trabajar de manera "natural" en esta red. Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente en esta línea. Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software (IBM-Lotus, Microsoft y Novell) dan una clara señal a otras empresas similares para desarrollar productos y servicios orientados al Web, pero de manera especial a intranet.
En la actualidad, la creación de productos para intranet ocupa un alto porcentaje de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para trabajar o soportar aplicaciones de Internet e intranet. Es más, se supone que la mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a intranet.
INTERNET VS INTRANET
USOS CORPORATIVOS
En la Intranet de una empresa, el acceso a la información es muy similar al acceso a Internet. Ello supone que, si conocemos el proceso para Internet, será casi automático empezar a utilizar una intranet (con el ahorro en formación que eso supone para la empresa).
Se puede describir el proceso de la siguiente manera: Todas las máquinas cliente (PCs locales conectados a una máquina Servidor de Web), utilizan un software especial, un browser (navegador; por ejemplo, Netscape Navigator o Internet Explorer), además de software especial para el correo electrónico, FTP y demás servicios.
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El usuario hace click en un hipervínculo, que envía una petición de información al servidor. El hipervínculo contiene el nombre del servidor donde está localizada la información, y el nombre del archivo que ha de ser cargado en el browser.
- El servidor lee la petición, vuelca el archivo, y lo manda al cliente.
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- El cliente recibe el archivo y lo deposita en la ventana del browser (siempre que dicho archivo sea compatible con el web, por ejemplo, con formato HTML y otros). Puede ocurrir también que el archivo se deposite en discos o en aplicaciones especiales.
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Esencialmente, existen tres tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet)
Por un lado, estarían las LAN. Estas son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa.
Otro segundo tipo de redes son las MAN (Metropolitan Area Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios.
Por último, se encuentran las WAN (Wide Area Network), las cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Un ejemplo muy claro de este tipo de redes son las redes corporativas mundiales de empresas como British Telecom o Microsoft, que permiten que todos los empleados reciban las consignas de las oficinas centrales a la vez.
Intranet en las empresas:
Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel") pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información.
Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:
- Información de la Empresa.
- Información para Ejecutivos.
- Información para Empleados.
- Políticas y Procedimientos.
- Administración de Venta /.
- Administración Comercial /Financiera.
- Control de Activos /Pasivos.
La información de Recursos Humanos requiere de gran cantidad de papeles y no hace sencilla la comunicación de políticas, manuales de procedimientos organigramas de la empresa, beneficios, etc. Se requiere también administrar el reclutamiento, promoción, sueldos y asistencias de los empleados.
A menudo se necesita responder a preguntas típicas de Recursos Humanos como compras internas, vacaciones, gastos médicos, etc., como también la entrega, explicación, procesamiento de distinto formularios para dichos procesos. Esto resta tiempo en una tarea reiterativa a Recursos Humanos, además no da al empleado un rápido acceso a información de su interés.
Preguntas Frecuentes: Algunas preguntas típicas y reiterativas a recursos Humanos son:
- ¿Dónde puedo encontrar las solicitudes de vacaciones?.
- ¿Cuántos días de vacaciones recibiré por cada año de antigüedad?.
- ¿Cuáles son las políticas en caso de enfermedad?.
- ¿Dónde puedo encontrar información acerca de créditos?.
- ¿Cómo funcionan los depósitos directos?.
- ¿Cuál es el procedimiento para solicitar un trabajo interno?.
Formularios de Recursos Humanos: Se requiere gran cantidad de tiempo para analizar y procesar solicitudes en formularios especialmente para empresas con diferentes oficinas. Para el empleado a veces no es fácil de llenar correctamente los formularios, que utilizan ocasionalmente y requieren de asesoramiento por parte del personal de recursos humanos. Los siguientes son ejemplos de formularios utilizados:
- Créditos.
- Compras de productos internos.
- Reembolsos.
- Solicitudes de vacaciones.
- Maternidad y enfermedades.
- Cambios de área.
- Evaluaciones.
- Encuestas.
- Etc.
A continuación se presentan algunos requerimientos comunes por parte de los empleados a Recursos Humanos:
- Manuales de Procedimientos y Políticas
- Programas de Beneficios
- Programas de Bonos y Compensación
- Empleos Internos
- Descripciones de Puestos
- Curriculum
- Organigrama de la Empresa
- Calendario de Vacaciones y Días de Descanso
- Etc.
La empresa necesita promover posibilidades de capacitar a los empleados en universidades, escuelas privadas y públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin. Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las comunicaciones, promover la colaboración, eliminar la duplicación defunciones y proveer información precisa y actualizada.
Los principales requerimientos para la Educación y Capacitación son :
- Planes de Estudio.
- Temarios
- Manuales de Capacitación
- Catálogos de Cursos
- Presentaciones
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